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札幌市の行政書士たけだ総合事務所

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その他の業務

内容証明郵便とはContent certified mail

いつ、誰が、誰に、どのような内容の書類を送ったか、を証明する郵便。

発信内容の証明 (書留郵便物の発信日と文書内容を郵便局に保管された謄本によって証明するサービス)

書留との違い

内容証明郵便にしなくても書留郵便でいいのでは、とも思えますが、書留郵便では郵便物が配達されるまでの保管記録が郵便局に残るだけで、どういう内容の郵便物を送ったという証明にはなりません。

種類Type

以下、2つのサービスがあります。

  • 従来の書面による内容証明郵便 (郵便局へ書類を持参)
  • 電子内容証明郵便サービス (自宅から書面内容を送信)

内容証明の書き方・出し方How to make the certification of contents

用紙は特に決まりがありません。枠の有り無しも関係がありません。
縦書きの場合は、1行20文字以内で、1枚26行以内にする必要があります。 横書きの場合は、以下のいずれかの形で作成します。
1行20文字で、26行以内
1行13文字で、40行以内
1行26文字で、20行以内
相手が一人の場合、3枚作成して、ご自分と、相手方、郵便局で各1通を保有します。
表面に相手方の住所 氏名○○殿と記載します。封筒の裏面にはご自分の住所と氏名を書きます。内容証明書に記載したのと同じように住所を書いて下さい。
書いても書かなくても大丈夫ですが、通知書、回答書、請求書など一般の書面と同じタイトルを付けるとわかりやすいでしょう。
書き間違いをした場合、二重線を引いて訂正して「○字削除○字加入」とします。
ご自分にどういう権利があって、何をどうして欲しいのか記載します。文面については脅迫と捉えられたり、名誉毀損で損害賠償を求められることもありますので、慎重に記載しましょう。内容証明だからといって強い文面にする必要はありません。ケースによって使い分けましょう。
内容証明郵便を取り扱うのは本局などに限られていますので、お近くの郵便局ではどこで提出できるのか、事前に郵便局へ確認してみて下さい。

注意点important point

  • 法的な根拠に基づいて、ポイントを押さえた内容証明書を作成すること。
  • 事実に基づいて、内容証明書を作成すること。
  • いったん出してしまうと撤回できない(やり直しがきかない)ので、慎重に慎重を期したうえで出すこと。
  • 自分や相手の立場・状況をしっかりと把握したうえで出すこと(状況判断、タイミング)。
  • 相手の人間性・性格などをあらかじめ把握しておくのも重要です。
  • 使い方を誤ると相手に有利な証拠を与えてしまうこともあるので注意すること。
  • 状況によっては、内容証明以外の解決方法を考えること。

内容証明が届いた場合If the contents proof has arrived

まず一番大切なこと、慌ててはいけません。

内容証明が来た場合には、まずは自らに内容証明郵便の指摘する約束違反がないかをよく確認し、もし約束違反があった場合には実行しておき、相手方の出方を待ちます。

内容証明郵便が来た場合であっても必ず返事を書かなければならないという訳ではありません。返事を出さない場合であってもごく少数の例外を除いて相手の主張を認めたことになる訳でもありませんし、不利になるということもありません。逆に、相手方に法律家が付いているような場合にはこちら側の出方を見るために内容証明を出してくる場合もあります。

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